Welkom op mijn blog met alle weetjes, tips, trucs, veel gestelde vragen etc. uit het leven van een virtual assistent.
Klik op een titel om meteen naar het bijbehorende blog te gaan.
Als ondernemer heb je veel aan je hoofd. Zoveel te doen, zo weinig tijd..
Maar personeel aannemen zie je ook nog niet zitten. Toch zou het best fijn zijn als iemand met je mee zou werken,
een assistent die taken van je over neemt. Hieronder een lijstje, nog verre van compleet, met 66 taken die je vandaag nog van je eigen to do lijstje kan strepen.
Een greep uit de taken die een VA voor je kan doen:
Secretarieel
Klantenservice
Boekhouding
Transcriberen
Webshop ondersteuning
Blog- en redigeerwerk
Social Media
Onderzoek
Eventmanagement
Webontwikkeling
Online leeromgevingen beheren
Deze lijst is zeker niet compleet, er zijn vast nog wel taken die op jou to do lijstje staan die een VA ook voor je zou kunnen doen.
Wat ga jij vandaag nog uitbesteden?
Vertel me welke taak jij eigenlijk het liefst vandaag nog kwijt zou zijn, dan kunnen we geheel vrijblijvend bekijken wat de mogelijkheden zijn.
Het antwoord op de vraag waarom ik boekhouding en Virtual Assistent combineer is eigenlijk heel simpel.
Het is vooral omdat ik gewoon heel veel ondernemerstaken leuk vind om te doen.
Eigenlijk alles wat de meeste ondernemers niet leuk vinden en wat "erbij hoort" maar niet hun hobby is, dat vind ik vaak wel heel leuk.
Als ondernemer heb je het al druk genoeg, er zijn zoveel taken die je als ZZP'er of Freelancer moet doen dat het heel fijn is af en toe iets over de schutting te kunnen gooien. Zeker als je het soms heel druk hebt en soms wat minder druk is het super fijn gewoon 1 aanspreekpunt te hebben waar je alles bij kwijt kan. Je hoeft dan niet steeds bij elk klusje opnieuw te gaan zoeken naar iemand die je wil en kan helpen.
Mijn klanten vinden het heel fijn dat ik flexibel inzetbaar ben, dat ze gewoon 1 assisten hebben die niet alleen hun administratie doet maar die op momenten dat het zo uitkomt ook allerlei andere taken oppakt.
Bijvoorbeeld:
* In piekperiodes heb jij als ondernemer het al druk zat met alle orders. De mail en telefoontjes kan je er nu echt ff niet bij hebben. Vandaag gewoon even niet. Dan vraag je mij of het ok is de telefoon even door te zetten zodat jij in alle rust je kan concentreren op wat echt belangrijk is. Ik zorg ervoor dat de telefoon professioneel te woord wordt gestaan. En alles wat belangrijk is zet ik op een afgesproken manier naar jou door zodat belangrijke zaken gewoon opgepakt kunnen worden op een manier die voor jou prettig is.
* Een klant waar ik de boekhouding voor doe is ziek geworden. De griep heeft hem goed te pakken en dat terwijl hij diverse afspraken had staan...
1 app naar mij met het verzoek de klanten te laten weten dat hij ziek is en een nieuwe afspraak te maken en hij kan weer in zijn bed. Ik ga aan de slag en regel nieuwe afspraken. Geen probleem.
Bij iemand die alleen je boekhouding doet hoef je met dat soort verzoeken niet aan te komen.
Andersom kan natuurlijk ook, als ik je VA ben help ik je uiteraard ook graag met vragen als je ergens boekhoudtechnisch niet uitkomt of doe ik je boekhouding als jij in piekperiodes daar echt geen tijd voor hebt. In de rustigere momenten doe je het dan gewoon weer zelf.
Bij mij kan je alles over de schutting gooien, ik vang alles op en doe het graag voor je.
Als ik mensen vertel dat ik een VA ben weten ze vaak niet wat dat is. Wat is een VA eigenlijk? En wat doet een VA dan?
Heel begrijpelijk want de term VA is nog niet zo heel lang in gebruik hier in NL. VA staat voor Virtual Assistent. Oftewel een assistent op afstand. Het wordt ook wel eens Personal Assistent (PA) genoemd. Maar meestal komt een Personal Assistent ook echt op locatie werken en dat doet een Virtual Assistent doorgaans niet.
Ik noem mezelf een Financieel VA, zoals je ook Financieel Administratief Medewerkers hebt. Alleen ben ik Freelance, ZZP en geen medewerker.
De taken van een VA zijn heel breed, eigenlijk alles wat een secretaresse of administratief medewerker doet, doet een VA ook. Omdat een VA doorgaans een andere ondernemer ondersteund doet een VA ook een stuk marketing, Social Media marketing met name. Het inplannen, onderhouden, verwerken van Facebook en Instagram berichten. Je zou ook kunnen zeggen dat een VA alle tijdrovende en vaak minder leuke taken van een ondernemer overneemt.
Juist ook omdat de taken heel breed zijn kan je niet standaard zeggen wat een VA kost.
Het maakt nogal uit of ik gewoon mail/social media in de gaten hou, stand by sta omdat telefoon is doorgeschakeld of dat ik echt met focus met de boekhouding van een bedrijf bezig ben. Voor VA werkzaamheden gaan de tarieven dan ook altijd in overleg met de opdrachtgever.
Mijn specialisatie ligt in de administratie en boekhouding. Ik ben van oorsprong qua opleiding een boekhouder. Zelf ben ik 11 jaar webondernemer geweest met een goedlopende webshop. Daar heb ik veel ervaring opgedaan met alles wat met ondernemen en de bijbehorende administratie te maken heeft.
Als VA hou ik me daarom vooral bezig met allerlei administratieve taken, boekhouding en klantenservice van bedrijven, met een beetje social media marketing.
Een andere VA zal haar taken wellicht weer heel anders hebben ingedeeld en andere specialisaties hebben.
Wat kost een boekhouder? Is zo'n beetje de meest gestelde vraag door beginnende ondenemers.
Heel begrijpelijk want je boekhouding is vaak een van de eerste zaken die je als ondernemer wil uitbesteden.
De boekhouding is belangrijk en niet iedereen heeft er verstand van. Ook heeft niet elke ondernemer daar tijd voor of zin in.
Heel begrijpelijk want als ondernemer heb je al genoeg te doen.
De vraag wat een boekhouder kost is niet zo heel makkelijk te beantwoorden omdat het heel erg afhankelijk is van hoeveel werk jou boekhouding is. Als bijna alles al gekoppeld is aan een boekhoudpakket, dan hoeft er bijna niets meer echt ingevoerd te worden. Dan is het een kwestie van controleren en nalopen. Dat is vaak met een uurtje per maand wel klaar.
Is er echter niets gekoppeld en moet alles handmatig worden ingevoerd, dan gaan daar best wat uren in zitten en lopen de kosten al snel op.
Doe je niets zelf en wil je dat de boekhouder alles doet dan zullen de kosten hoger zijn dan als een boekhouder alleen maar even moet controleren en je btw aangifte moet doen.
Voor de ene opdrachtgever ben ik per maand een uurtje bezig en in januari dan nog een extra uurtje voor het opmaken van de jaarrekening, resultatenrekening en sluiting van het oude boekjaar. Voor deze opdrachtgevers zit ik op zo'n 13 uur per jaar.
Er zijn ook wat grotere en ingewikkeldere eenmanszaken zoals grote webshops met veel inkoopfacturen en veel mutaties die moeten worden gecontroleerd. Dan ben ik per maand uiteraard ook meer tijd kwijt waardoor de kosten ook hoger zijn.
Als je overweegt een boekhouder te nemen is het daarom heel verstandig vooraf even te overleggen hoeveel uur de boekhouder denkt bezig te zijn en wat het uurtarief is. Zelf maak ik altijd afspraken over de te maken uren zodat klanten niet voor verrassingen komen te staan.
2019 is net begonnen. Een nieuw jaar, nieuwe kansen, nieuwe omzet.
En dus ook een nieuw boekjaar. Tijd om 2018 af te sluiten en 2019 te openen.
Voor mij de tijd dat ik druk ben met winst- en verliesrekeningen, jaaroverzichten en de inkomstenopgave.
Een heerlijke tijd want nu krijg je echt goed overzicht in wat 2018 heeft gebracht. Niet alleen voor mezelf maar ook voor de ondernemers die ik help. Samen een feestje vieren bij goede cijfers, of samen brainstormen als de cijfers wat tegenvallen. Want waar ligt dat dan aan? En natuurlijk ook gaan nadenken over de doelen en acties om van 2019 een groot succes te maken.
Een winst- en verliesrekening, ook wel een resultatenrekening genoemd, is feitelijk gewoon een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het boekjaar. Door een goede winst- en verliesrekening heb je een duidelijk overzicht van het bedrijfsresultaat en waar het meeste geld naartoe is gegaan. Heel nuttig voor jou als ondernemer. De cijfers uit dit overzicht heb je ook nodig voor je inkomstenbelasting. Dus het loont echt om er even voor te gaan zitten.
Als je de boekhouding in 2018 goed hebt bijgehouden dan heb je alle inkomsten en kostenposten al bij elkaar.
Ik zet het liefst zo uitgebreid mogelijk alles onder elkaar, met wat subtotalen om een goed beeld te krijgen.
Je begint met de omzet, eventueel uitgesplitst in diverse soorten als je meerdere soorten werkzaamheden doet. Het kan ook met 1 totaal van alle gemaakte omzet.
Daaronder komen de kosten. Deze splits je in algemene kosten, eventuele autokosten en de verkoopkosten.
Je kan dat zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Als je een eenmanszaak hebt dan is het vooral belangrijk dat je de volgende punten hebt:
Belangrijk is dat het resultaat van je winst- en verliesrekening uiteraard hetzelfde moet zijn als de winst (of verlies) die je volgens de boekhouding hebt gemaakt.
Als ondernemer moet je alles weten. Je hebt veel petten op. Niet alleen ben jij de specialist van je eigen vak, je moet ook verstand hebben van boekhouden, administratie, marketing, klantenservice.. er komt veel bij kijken.
Ik ben gestart als webshop ondernemer en heb me ontwikkeld tot een echte duizendpoot, liefst met zo veel mogelijk verschillende dingen bezig. Mijn hart ligt bij de boekhouding, werken met cijfers en bedrijven helpen groeien.
Dat vind ik echt super leuk. Maar ook de klantenservice, administratie en uitzoek werkzaamheden zijn erg leuk.
Op deze pagina neem ik je mee in mijn werk, deel ik tips en trucs. De do's en dont's voor jou als ondernemer.
Ik deel graag mijn kennis met jou zodat je bedrijf kan groeien en bloeien.
Ik geef tips over de boekhouding, je administratie en allerlei andere handige weetjes en feiten die jij als ondernemer goed kunt gebruiken.