Alles over grootboeken, wat boek je waar?

Geplaatst door Karen op Jul 14 2021
Blog >>
In boekhoudprogramma's werkt men doorgaans met grootboeken, dit stamt nog uit de tijd dat de boekhouding op papier werd gedaan en alles dus in mappen oftewel "grote boeken" stond. Dit noemde men grootboeken.
Die term is gebleven, alleen zijn ze tegenwoordig wel gewoon digitaal. Wel zo praktisch.

De logica achter de nummering.
Ik krijg vaak vragen over welke tegenrekening men moet kiezen.
Over het algemeen kan je dat niet snel fout doen, maar er zijn wel een aantal spelregels.

De balansrekeningen.
Dit zijn de grootboeken die terugkomen op je balans. Die doen dus niet mee voor je winst of verlies.
Deze rekeningen herken je aan het feit dat ze beginnen met een 0 of een 1.

0xxx rekeningen zijn voor je inventaris, je bezittingen en de langlopende leningen.
1xxx rekeningen zijn voor je bankrekeningen, spaargelden, korte leningen en tegoeden. 
Ook beginnen de btw-rekeningen e.d. met een 1.

Daarna komen de rekeningen met een 2, dit zijn je kruisposten en ook kunnen daar tussenrekeningen bij.
In basis zijn alle rekeningen die beginnen met een 2 "geld onderweg" rekeningen. Bedragen kunnen hier tijdelijk geparkeerd worden.

4xxx Kostenrekeningen.
Deze rekeningen zijn het meest interessant voor je winst.
De 4xxx rekeningen zijn je kostenrekeningen. Alle zakelijke kosten die je maakt (voor zover het geen investering is) boek je op een rekening wat begint met een 4.
Welke maakt feitelijk niet heel veel uit. Alles wat je hier boekt drukt op je winst en wordt gezien als kostenpost.
Wel is het handig om ervoor te zorgen dat je het een beetje logisch boekt zodat jij er ook wat aan hebt. Als je alles op "overige kosten" boekt, dan haal je hier geen enkele informatie uit waar dat dan uit bestaat en kan je er dus ook niet op sturen.
Het mag echter wel. In hoeverre je dingen opsplitst is aan jou.
Wel vindt de belastingdienst het fijn als je een ruimte huurt om deze huur apart terug te zien in je kostenoverzicht.
Ook is het wel gebruikelijk je inkopen anders te boeken dan de rest van de kosten, maar hier zijn geen vaste strikte regels voor. De mate waarin jij dingen gesplitst wilt boeken mag je geheel zelf weten.

5xxx Voorraad.
Dit is een balansrekening waarin je na het balansen aangeeft hoeveel voorraad je op een bepaald moment had.
Dit is dus geen kostenpost, maar een bezit.

7xxx Inkopen
Koop je goederen in om deze later weer te verkopen? Dan boek je hier alle ingekochte goederen in.
Ook hier mag je kiezen voor 1 groep waarin alle inkopen worden geboekt, of je splitst het op in diverse subgroepen om onderscheid te kunnen maken in hoeveel je inkoopkosten waren per categorie. Dat is geheel aan jou.

8xxx Omzet
Je omzet staat apart in de rekeningen die beginnen met een 8.
Ook hier is het op zich een vrije keuze of je dit wilt splitsen in diverse categorie├źn of niet.
Wel is het belangrijk met het oog op de Europese regels om je omzet te splitsen in omzet binnen NL, omzet EU en omzet buiten EU.
Doe je zaken over de grens raad ik je dringend aan dit onderscheid te maken.

9xxx Resultaat  rekeningen
Deze rekeningen gebruik je eigenlijk alleen als je het boekjaar af gaat sluiten om de resultaten goed weg te boeken e.d.

Je grootboeken beheren
Wil je grootboeken erbij maken of juist weghalen omdat dit voor jou fijner werkt?
In e-boekhouden ga je dan naar beheer (bovenste balk) en vervolgens kan je links kiezen voor "grootboekrekeningen".
Rekeningen welke je nog nooit gebruikt hebt mag je gewoon weggooien. (ik zou de 0xxx, 1xxx en 9xxx rekeningen altijd laten staan)

Wil je nieuwe rekeningen maken kies je voor toevoegen en maak je iets aan.
Als je de 4xxx range voor kosten gebruikt en de 8xxx voor je omzet dan kan het verder niet misgaan. Elke willekeurig getal is verder goed.
Kijk wel als je een extra bankrekening of tussenrekening aanmaakt dat dit een categorie betaalmiddelen is, en kosten/omzet horen in de categorie Winst en Verlies.

Laatst vernieuwd: Jul 14 2021 om 8:43 AM

Terug